Rechte und Pflichten beim Wareneingang

Transportketten und Logistik sind derzeit immer wieder in den Schlagzeilen, weil sie unterbrochen sind und nicht so reibungslos funktionieren, wie wir das gewohnt sind.

Von der Logistik wird grundsätzlich erwartet, dass alles zuverlässig und pünktlich klappt und man sich darüber hinaus keinen Gedanken mehr machen muss. Damit dies auch der Fall ist, ist Peter Britz, RKW Referent und Coach, in den Unternehmen unterwegs.

Sein Ziel ist es, nicht nur die Funktionsfähigkeit in der Logistik zu sichern, sondern auch nach Optimierungspotential zu suchen. Seiner Erfahrung nach, ist die Logistik (ganz ähnlich wie die Gastronomie) von Quereinsteigern geprägt. Oftmals seien daher die Basics der Logistik nicht oder nur rudimentär bekannt.

Des Weiteren werden grundsätzlich zwei Herausforderungen in der Logistik genannt: Zu wenig Personal und zu wenig Platz.

Peter Britz kennt diese „Standardprobleme“ und weiß diese in seinen Coachings zu entkräftigen: „Problem 1. Wir haben genug Personal, das vorhandene Personal arbeitet nur zu uneffektiv. Und Problem 2: Wir haben nicht zu wenig Platz, wir haben zu hohe Bestände (Mengen).“

Coaching mit allen Prozessbeteiligten

Der RKW Bayern e.V. bietet Unternehmen Logistik-Coachings auf Anfrage an. Sie sind praxis- und zielorientiert und finden in Präsenz vor Ort bei der Kundschaft statt. Gelegentlich werden Folgetermine auch Online durchgeführt.

Ein Logistik-Coaching wird in der Regel von der Geschäftsführung oder der Logistikleitung in Auftrag gegeben und dauert durchschnittlich 3 bis 4 Tage. Nur in Ausnahmefällen bei Firmen mit sehr hohem Logistikaufkommen können mehrere Monate gebraucht werden.

Wichtig ist, dass alle Prozessbeteiligten (unter Umständen bis hin zum Staplerfahrer im Lager) dabei einbezogen werden.

Das typische Logistik-Coaching beginnt mit einer Ist-Analyse, gefolgt von einem Vergleich von Soll- und Ist-Zustand. Dann wird ein Soll-Konzept und Umsetzungsvorschläge entwickelt. Der Coach unterstützt und betreut die Umsetzung. Zur Erfolgskontrolle gehört nach der Umsetzung die Reflektion und Nachbearbeitung, die im Idealfall in Form einer Schulung oder Einführung von Standardisierung erfolgen kann. Grundsätzlich ist die Zielsetzung Prozessoptimierung und dadurch Kostenreduzierung.

Peter Britz kommt selbst vom Fach. Er ist unter anderem Regalprüfer, er berät bei der Regalplanung und bei der Schadensprävention und erstellt Gefährdungsbeurteilungen und Betriebsanweisungen. Darüber hinaus ist er Fachmann für Flurförderfahrzeuge, er macht die Ausbildung gemäß DGUV 308-001 (Erlaubnis zum Führen von Flurförderzeugen) und berät Firmen bei der Auswahl und Anschaffung von FFZ. Und ist er Experte und Ausbilder für das Thema Verladen und Ladungssicherung.

Keinesfalls: Suchen, Rennen, keine Ahnung

Im Bereich Wareneingang und Lager hat Peter Britz einen Grundsatz: Die 3 Begriffe SUCHEN, RENNEN und KEINE AHNUNG will er hier nicht hören. Er konkretisiert das anhand des folgenden Beispiels: „Stellen Sie sich vor Sie kommen in ein Geschäft und fragen nach einem Produkt. Der Verkäufer sagt: „Das haben wir da, muss ich aber erst SUCHEN. Kommen Sie mal morgen wieder“. Oder er sagt: „KEINE AHNUNG, ob wir das dahaben“ oder „KEINE AHNUNG, was das ist“. Und wenn Sie dann am nächsten Tag wieder kommen, können Sie auch nicht direkt bedient werden, da alle herum RENNEN, weil gerade ein anderer „wichtiger“ Kunde etwas dringend bestellt hat“.

Damit solche Beispiele bzw. die drei „No-Go-Worte“ niemals vorkommen, bietet der RKW Bayern e.V. das eintägige Seminar Rechte und Pflichten beim Wareneingang. Hier wird auf die Wichtigkeit der Rechtssicherheit beim Wareneingangsprozess eingegangen.

Kommt es zu Fehlern, weil im Wareneingang Falschlieferungen oder Ähnliches nicht erkannt werden oder z.B. Rügefristen nicht beachtet werden, kann dem Unternehmen bei einem Rechtsstreit ein sogenanntes „Ausführungs- und Organisationsverschulden“ unterstellt werden. Das bedeutet in schlechtesten Fall, dass der Käufer auf dem Schaden sitzen bleibt.

Peter Britz kennt und bekämpft die schlimmsten „TOP Fehler“ im Wareneingang. Top-Fehler 1 ist, „dass wir nicht wissen wann, was und wieviel heute kommt“. Das kann dazu führen, dass an einem Tag 20 LKW kommen und am nächsten Tag nur 2 oder gar keine. Und das kann wieder zu RENNENDEN Mitarbeitenden führen. Top-Fehler 2 ist, „dass wir nicht wissen, ob das Produkt im Karton das ist, was die oder der Anfordernde bestellt hat“. Hier ist wieder das bereits zitierte und ungewünschte „KEINE AHNUNG“.

Dies sind nur Beispiele um die Komplexität zu zeigen. Im Wareneingang müssen Quantität, Identität, Qualität und Beschaffenheit immer bekannt sein. Bei Transportschäden müssen diese korrekt dokumentiert und abgewickelt werden.

Seminar Rechte und Pflichten beim Wareneingang

Begrifflichkeiten wie Sachmangel, verdeckte Mängel, offene Mängel sowie Mängelrüge oder Schadensanzeige werden im RKW-Seminar Rechte und Pflichten beim Wareneingang deshalb besonders betrachtet, um die Teilnehmenden zu befähigen korrekte Mängelrügen bzw. Schadensanzeigen zu erstellen und zu dokumentieren. Auch die Themen Nachlieferung, Rücktritt vom Kaufvertrag, Mangelfolgeschäden, Annahme verweigern sowie die Bedeutung von Incoterms werden vermittelt.

Fachbegriffe wie SKIP Lot (Stichprobenkontrolle) und AQL (Annehmbare Qualitätsgrenzlage) werden besprochen. Das Seminar ist durch viele Beispiele praxisnah und hilft eine rechtssichere Abwicklung des Wareneingangs innerhalb des Unternehmens zu gewährleisten.

Der Wareneingang ist ein wesentlicher Kernprozess der Logistik. Fehler im Wareneingang wirken sich unter Umständen bis zum Endkunden hin aus. Deshalb gehören zu den Kernkompetenzen der Logistik auch Kennzahlenreports (Liefertreue, Anzahl der Mängel, Transportschäden, Dauer einer Mangelbehebung) und interne Audits zur Prozessoptimierung.

Das Seminar Rechte und Pflichten beim Wareneingang findet am 16.07.2024  statt und kann auch als Inhouse-Schulung oder online angeboten werden.

Für weitere Informationen zum Seminar oder einem Logistik-Coaching:

Gaby Ferdinandi-W.
Tel.: 089 670040-13
Mail: Ferdinandi(at)rkwbayern.de